Archivo de Oficina para las Administraciones Públicas

CONTENIDO ACTUALIZADO

Modalidad

Online

Duración

30 horas

Certificación

Acreditación ADAMS

Describir la finalidad de organizar la información y los objetivos que se persiguen.
Identificar los soportes de archivo y registro más utilizados en función de las características de la información a almacenar.
Explicar las técnicas de organización de información que se pueden aplicar en una institución pública o privada.
Diferenciar los sistemas de ordenación, clasificación y registro documental habituales en las organizaciones.

Utilizar las prestaciones de los sistemas operativos y de archivo de uso habitual en el ámbito organizacional, creando y manteniendo una estructura organizada y útil a los objetivos de archivo planteados consiguiéndose su optimización.
Aplicar las técnicas de registro y archivo de la información, pública y/o privada, que faciliten el acceso, la seguridad y la confidencialidad de la documentación en soporte papel.
Ejecutar los procedimientos que garanticen la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

Utilizar las prestaciones básicas y asistentes de aplicaciones informáticas de bases de datos para la obtención y presentación de información.
Crear las consultas, informes y otros objetos personalizados en función de unas necesidades propuestas.

Introducción y objetivos
Definiciones de archivo
Organización de archivos
Ejercicio 1
Clases de archivos
1. Por su ubicación
2. Por su contenido
3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo
4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico
Ejercicio 2
Etapas del tratamiento archivístico
Sistema de registro y clasificación de documentos
Mantenimiento del archivo físico
Mantenimiento del archivo informático
Ejercicio 3
Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos
Resumen
Test 1
Evaluación 1

Unidad didáctica 2: Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina

Introducción y objetivos
Conceptos Básicos
Análisis de sistemas operativos
Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones
Gestión del sistema operativo
Gestión del sistema de archivos
Exploración o navegación
Ejercicio 4
Grabación, modificación e intercambio de información
Herramientas
Procedimientos para usar y compartir recursos
Optimización de los sistemas
Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas
Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información
Ejercicio 5
Normativa legal aplicable
1. Propiedad intelectual
2. Ley de Protección de datos
3. Código de Comercio
Resumen
Caso práctico 1
Test 2
Evaluación 2

Unidad didáctica 3: Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación

Introducción y objetivos
Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo
Ejercicio 6
Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales
Definición del flujo documental a partir de las aplicaciones informáticas específicas
Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación
1. Introducción
2. Codificación de documentos
3. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: manual de archivo y clasificación de documentos
4. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel
5. Establecimiento de niveles de seguridad
6. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos
Caso práctico 2
Caso práctico 3
Ejercicio 7
Enfoque y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación
Ejercicio 8
Ejercicio 9
Caso práctico 4
Resumen
Test 3
Evaluación 3
Evaluación final