Trucos para organizar tu agenda 2019

Iniciamos año, y con él un nuevo calendario. La agenda del 2019, en blanco y prácticamente por estrenar, nos espera. Y por eso te damos algunos de los mejores trucos para empezar a organizarla:

  • Elige bien.

Aunque puede parecer básico, no siempre contamos con la agenda que más nos conviene. Y para ello debemos tener clara una idea: ella debe adaptarse a nosotros lo más posible, no al contrario.

La primera decisión que deberás tomar es la de si ésta será analógica o digital. También podrías optar por una mezcla de ambas, llevar un registro de actividades digitalmente y realizar un “planning” general sobre tu agenda en papel, o viceversa. Las alertas de los smartphones son también muy útiles. No las olvides.

Incluso, puedes crear tu propia agenda con algunas de las mejores técnicas que se conocen.

Aquí te dejamos un enlace con una de las más conocidas y recomendadas de los últimos años, la del Bullet Journal.

https://www.adams.es/blogs/alumno/la-tecnica-del-bullet-journal/

Cada vez tenemos más opciones, así que tú eliges…

  • No mezcles.

Invertir tiempo en una buena clasificación de nuestras tareas, nunca es tiempo perdido. Sobre todo, si somos estudiantes y tenemos por delante una meta a largo plazo. Aprender a identificar el tipo de tareas que tenemos por delante, y cuánto espacio de nuestro día a día, de nuestra semana, o de nuestro mes van a ocupar, nos ayudará a la hora de no sobresaturar la agenda, y de calcular con cierta precisión cuánto tiempo necesitamos para completarlas.

Además, no debes olvidar nunca el tiempo de descanso y de ocio, que debe tener un hueco en la agenda, pues de él depende también nuestra productividad, tanto en el trabajo como en el estudio.

  • Prioriza.

Se recomienda con frecuencia el uso de colores, pero puedes utilizar también otros mecanismos visuales. La clave está en saber, a golpe de vista, qué tareas son las más importantes y cuáles podemos “dejar para mañana”, en caso de que el tiempo no nos cunda tanto como habíamos previsto.

Eso sí, utiliza siempre los mismos colores o símbolos a lo largo del año, pues la familiaridad con ellos será muy útil a la hora de visualizar plazos de entrega, exámenes, y aquellas actividades que tienen prioridad frente a otras.

  • Aprende a dividir.

Muchas de nuestras tareas son largas y requieren de diferentes acciones. Aprende a dividir cada actividad en sus diferentes partes, y anota principalmente aquellas que vas a poder completar en un plazo determinado.

Si somos estudiantes y tenemos que fijar nuestras propias metas, tal vez no nos convenga dividir nuestra actividad por temas, sino por epígrafes. O quizá lo que más se adapta a nosotros es realizar una subdivisión en función del tiempo que vamos a dedicar a las diferentes actividades: lectura general, repaso, subrayado, realización de esquemas, etc.

Otra opción sería dividir directamente nuestras tareas en función del plazo en que deben ser finalizadas, y así asignar una función general para uno o varios meses, con sus respectivas sub-tareas semanales o diarias.

De nuevo, todo dependerá de aquello que se adapte mejor a nuestro estilo de vida, de estudio o de trabajo.

  • Aprende a posponer.

Una de los mejores trucos para posponer tareas en la agenda, y hacer que ésta tenga la mayor flexibilidad posible es el uso de post-it. Con ellos podremos modificar plazos, resituar actividades y atender imprevistos, esas urgencias de última hora, esos “fuegos” que siempre llegan para descabalarnos la mitad de nuestros planes y que tenemos que “apagar” lo antes posible.

Eso sí, recuerda que no estamos hablando de procrastinar deliberadamente. Simplemente son muchas las ocasiones en las que, por uno u otro motivo, no podemos concluir la tarea que teníamos prevista para una determinada fecha. Y en ese sentido, es bueno tener flexibilidad y que nuestra agenda se adapte a cualquier eventualidad.  No olvidemos que su función es la de ayudarnos a organizar nuestro día a día, no la de agobiarnos innecesariamente.

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