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¿Sabes cómo hacer tablas dinámicas en Excel? Una persona dijo un día: “Quien maneja Excel puede dominar el mundo”. Puede ser exagerada la expresión, pero hay mucha lógica en ella, y si te interesa el tema, esto es para ti.

En esta oportunidad vamos a ofrecerte una guía completamente práctica para que entiendas su definición sin inconvenientes. Pero también vamos a mostrarte de qué va todo esto, de cómo crear una tabla dinámica.

¿Qué es una tabla dinámica en Excel y para qué sirve?

Comencemos entonces por definir nuestro tema de hoy, pero sin el uso de términos técnicos que podrían complicar su comprensión. Así tenemos que una tabla dinámica es ese recurso avanzado que usamos para calcular, resumir y analizar datos.

Este análisis, a su vez, nos permite ver los cotejos, esquemas y tendencias presentes en ellos. Es oportuno aclarar que las tablas dinámicas operan de manera diferente según la plataforma que uses para ejecutar Excel: Windows, Web, macOS o iOS.

Estas tablas sirven para simplificar, investigar y explorar cantidades importantes de datos de manera interactiva, agrupándolos por cualidades. Además, permite rotar columnas y filas, así como calcular subtotales o promedios sin necesidad de usar fórmulas complejas. 

De igual forma, son muy útiles en la creación de informes rápidos para cotejar datos, identificar preferencias y responder dudas imprevistas sobre la información. También puedes obtener respuestas a preguntas complejas rápidamente y ver totales en apenas unos segundos.

Cuándo es recomendable crear una tabla dinámica

Se recomienda la creación de una tabla dinámica cuando es necesario analizar y simplificar un volumen significativo de datos de una manera rápida y eficiente. Especialmente se recomienda para dar respuesta a preguntas complicadas o imprevistas sobre los datos. 
Ten presente siempre que en Excel es posible crear una tabla dinámica sin mayores inconvenientes; solo debes atreverte a hacerlo.

Cómo crear una tabla dinámica en Excel desde cero: el paso a paso

Para  entender muy bien cómo hacer tablas dinámicas en Excel, debemos separar esta información en varias fases que describiremos así:

Fase 1: Preparación de los datos y creación de la tabla dinámica

Asegúrate de que tus datos estén estructurados correctamente, es decir, los datos deben estar agrupados en un rango tabular de filas y columnas. Cuida que no haya filas o columnas completamente en blanco dentro del rango de datos. 

Fase 2: Revisa el cuadro de diálogo «Crear tabla dinámica»

Ahora selecciona los datos que deseas analizar, verificando que el rango de celdas que Excel seleccionó sea el correcto. Si no lo es, entonces puedes ir y ajustarlo de manera manual.

No preguntes cómo hacer tablas dinámicas en Excel; ya puedes hacerlo eligiendo dónde deseas poner el informe de la tabla dinámica. Aunque lo más común es seleccionar «Nueva hoja de cálculo» para que sea creada en una hoja por separado.

Fase 3: Diseño y Configuración de la Tabla Dinámica

Así vamos indicando cómo se hace una tabla dinámica en Excel, y podrás visualizar los siguientes campos:

  • Filtros. Se usan para filtrar el informe completo.
  • Columnas. Usadas para visualizar datos a lo largo de la parte superior, como unos encabezados de cada columna.
  • Filas. Se usan para mostrar datos a lo largo del lado izquierdo, como etiquetas de cada fila.
  • Valores. Creados para las celdas en las que quieres hacer cálculos de suma, recuento, promedio, etc.

Ahora podrás configurar el cálculo de «Valores», donde Excel, por defecto, puede usar SUMA para los números y CUENTA para el texto. Dale clic a la flecha desplegable del campo dentro del área «Valores».

Fase 4: Aplica formatos (Opcional):

Estando en el mismo cuadro de «Configuración de campo de valor…», puedes darle clic en «Formato de número…». Así puedes aplicar formatos de moneda, porcentajes, números, etc., a los valores de la tabla dinámica.

Ya puedes refinar y analizar la información seleccionada en un principio porque la tabla dinámica quedó lista para ser usada. Ahora podrás experimentar arrastrando los campos a diferentes áreas de las filas o columnas para obtener diferentes perspectivas de tus datos.


Diseña y personaliza una tabla dinámica: guía

Como estamos aprendiendo cómo hacer tablas dinámicas en Excel, ahora vamos a enfocarnos en el aspecto, la presentación, el esquema y la personalización. 

Aplicación de Diseño y Estilo

Sabiendo cómo crear tablas dinámicas en Excel, ahora selecciona la tabla y dale clic en cualquier parte para activar las pestañas de herramientas contextuales. Ahora en la cinta superior deberá visualizarse información como «Analizar Tabla Dinámica» y «Diseño».

Ve a la pestaña de «Diseño» donde hallarás todas las opciones para la apariencia de la tabla que quieras usar. 

Proceso para los diferentes encabezados

Paso a paso vamos viendo cómo crear una tabla dinámica Excel. Procede ahora a seleccionar «Diseño de Informe» para que puedas definir cómo se mostrarán los campos de fila y los subtotales, que pueden ser:

  • Visualizar un formato compacto (Predeterminado)
  • Visualizar un formato de esquema
  • Visualizar un formato tabular

Para los encabezados de fila podrás resaltarlos del área de filas, y para los encabezados de columna resalta los encabezados del área de columnas. Ajusta el Diseño de Informe en el grupo «Diseño», al extremo izquierdo.

Ajustes de Totales y Subtotales

Ahora ubica la pestaña «Diseño» y dale clic en «Subtotales», donde verás estas opciones:

  • No mostrar Subtotales
  • Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo 
  • Mostrar todos los subtotales en la parte superior del grupo

Mientras aprendemos cómo se crea una tabla dinámica en Excel, configura totales generales desde la pestaña «Diseño», selecciona la opción correcta:

  • Desactivado para Filas y Columnas
  • Activado solo para Filas
  • Activado solo para Columnas
  • Activado para Filas y Columnas (Predeterminado). 

Llegado el momento de configurar subtotales, te tocará usar otras herramientas de Excel que vas conociendo paso a paso con nosotros.

Personalización avanzada y nombres

Puedes cambiar el nombre de la tabla dinámica haciendo clic en la tabla; busca la pestaña «Analizar Tabla Dinámica». En este grupo edita el nombre en el respectivo cuadro de texto. 

Cambia los encabezados de campo haciendo doble clic en cualquier etiqueta de encabezado de la tabla dinámica, como «Suma de Ventas», por ejemplo. En «Configuración de campo de valor…», cambia el texto en el campo «Nombre personalizado».

Selecciona el formato adecuado de moneda, contabilidad, porcentaje, etc. para que los datos sean legibles de inmediato. Oculta los botones de campo en la pestaña «Analizar Tabla Dinámica», «Mostrar»; haz clic en «Botones de Campo» para ocultarlos/mostrarlos.

Ejemplos prácticos de tablas dinámicas

Cuando hablan sobre cómo se hace una tabla dinámica en Excel, debemos ir más allá y dar algunos ejemplos prácticos como estos:

Para el análisis de ventas y marketing

Son una herramienta esencial para los equipos de ventas y marketing porque pueden segmentar muy rápido muchos datos para identificar productos con mejor rendimiento. Miden la efectividad de diferentes campañas y analizan preferencias.

Ideales para un seguimiento de finanzas y contabilidad

En este ámbito son fundamentales para consolidar o auditar transacciones al resumir gastos por categoría, proveedor o centro de costos.

Sugeridas si quieres una sana gestión de RR. HH.

Para esta gestión ofrecen una manera eficiente de analizar datos de personal y calcular la rotación de empleados por departamento o antigüedad.

Consejos a la hora de hacer una tabla dinámica

Aprendiste cómo hacer tablas dinámicas en Excel, ahora te presentamos 7 consejos a considerar al momento de decidir cómo crear una tabla dinámica Excel:

Presenta datos limpios y bien estructurados

Para ello, los datos originales deben estar limpios y estructurados, es decir, una lista plana sin celdas combinadas ni subtotales.

Usa un formato de tabla

Antes de crearla, debes convertir el rango de datos en un formato de «Tabla» del software para asegurar la actualización automática de tus datos. 

Procura renombrar la tabla dinámica 

Asigna un nombre descriptivo a cada tabla que hagas, con nombres genéricos como «TD_Empleados_Estado»; mejora mucho la organización, la claridad y la auditabilidad del análisis. 

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