¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa? Manual práctico

Cómo llevar la contabilidad de una empresa es fundamental para conservar la salud financiera, hacer frente a las obligaciones legales y mercantiles. Una buena contabilidad ayuda a tomar decisiones, optimizando así la rentabilidad del negocio.

¿Qué es y cómo llevar la contabilidad de una empresa?

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa? La contabilidad es la forma de registrar, clasificar y resumir todas las operaciones económicas de una empresa; ofrece la información necesaria para conocer la situación patrimonial y financiera. 

El registro correcto de ingresos, gastos, activos, deudas es fundamental para elaborar una serie de informes que describen la realidad económica. Igualmente la contabilidad sirve para dar cumplimiento a la obligación contable y tributaria.

Principios clave para llevar la contabilidad en una empresa

Para garantizar la fiabilidad y consistencia de la información financiera, es vital que sean aplicados los principios contables básicos; los cuales están comúnmente aceptados y recogidos por la ley en España en el Plan General de Contabilidad.

Para saber cómo llevar las cuentas de un negocio hay que comprender primero los principios contables; estos se aplican a todas las empresas y se dividen en 6 esenciales:

• Principio de empresa en funcionamiento. Se presupone que la empresa seguirá existiendo y funcionando en un futuro previsible.
• Principio de devengo. Los ingresos y gastos deben ser registrados cuando son generados, independientemente de cuando sean recibidos, independientemente de cuando sean pagados.
• Principio de uniformidad. Las reglas contables deben ser constantes y seguidas uniformemente en el tiempo.
• Principio de prudencia. Los ingresos y gastos deben ser debidamente registrados, siendo mejor menos ingresos a más.
• El principio de no compensación. Es fundamental que se prohíban las compensaciones entre activos y pasivos, así como entre ingresos y gastos.
• El principio de importancia relativa. Los criterios contables estrictos solo deben aplicarse a aquellos hechos que la empresa considere realmente significativos.

Con un estudio adecuado, aprender a cómo llevar la contabilidad de un negocio es más sencillo de lo que parece. Si deseas profundizar, puedes consultar con más detalle los principios y normas que aseguran la contabilidad en territorio español.

¿Cuáles son las cuentas y operaciones obligatorias para un negocio?

Cada empresa debe gestionar un conjunto de cuentas de acuerdo con el Plan General Contable para reflejar de manera precisa su actividad económica. Las principales categorías son:

• Cuentas de activo. Incluyen inmovilizado, existencias, deudores comerciales y tesorería.
• Cuentas de pasivo. Capital social, reservas, deudas y acreedores.
• Cuentas de pérdidas y ganancias. Ingresos y gastos operativos y financieros.
• Cuentas de orden. Compromisos y garantías que no aparecen en el balance.

Estas cuentas son esenciales para clasificar y controlar todas las operaciones económicas.

Los libros de contabilidad  

Los libros de contabilidad nos proporcionan un registro fiel y estricto de las operaciones de la empresa, imprescindibles para su contabilidad. Entre ellos cabe citar:

• El Libro Diario. Este recoge cronológicamente toda la operación mediante asientos contables.
• El Libro de Inventarios y Cuentas anuales. Este, por su parte, recoge el balance inicial, inventarios, cuentas anuales.

Ambos libros están obligados a ser legalizados en el Registro Mercantil. Llevar contabilidad empresa también incluye el Libro Mayor una vez regulado por cuenta.

¿Cómo llevar la contabilidad en una empresa?: guía paso a paso 

Para la gestión de un negocio, resulta ineludible contar con una buena forma de llevar la contabilidad. Los siguientes pasos son importantes para ir armando un sistema contable eficiente y eficaz.

Para dominar el arte de cómo llevar la contabilidad, es fundamental la preparación y la educación. Siempre que sea posible, aprovechar programas y cursos educativos en esta área o afines te brindará una ventaja indudable.

Paso 1: Orden desde el principio y papeles listos 

Para que la contabilidad se lleve de forma ordenada hay que organizar la documentación: facturas, recibos y contratos.

• Distinguir los documentos por tipos como compras, ventas, gastos y bancos.
• Crear un sistema de códigos para proveedores y clientes. 
• Mantener los archivos de forma cronológica y digital con copias de seguridad.

Esta organización inicial hará que evitemos pérdidas y facilita el registro diario. Una buena organización en un inicio es indispensable si se quiere llevar una buena cuenta de la empresa.

Paso 2: Registro diario de operaciones

Si quieres entender cómo llevar la cuenta de un negocio, en segundo lugar, necesitas registrar todas las operaciones económicas del día a día; porque es necesario para no incurrir en costes u omisiones.

• Anotar ingresos, gastos, compras y ventas con su correspondiente justificante.
• Utilizar un sistema contable o software para facilitar la escritura de las operaciones. 
• Clasificar las operaciones según la cuenta que corresponda.

De esta manera, mantener el registro diario asegura la credibilidad de nuestra información.

Paso 3: Conciliación bancaria mensual  

Este es uno de los pasos más importantes para mantener el sistema en equilibrio. Cada mes deberás comprobar los movimientos bancarios con tu contabilidad. 

• Localiza diferencias, errores u omisiones o comisiones que no has registrado.

• Corrige errores para ajustar las diferencias y mantener el equilibrio. 
• Archivar la conciliación para poder utilizarla como base para futuras auditorías. 

La conciliación es un paso importante que permite mantener la cuenta.

Paso 4: Control de inventarios y activos  

Otra costumbre fundamental para entender cómo llevar la contabilidad correctamente es hacer recuentos periódicos para la adecuación de existencias y bienes de inmovilizado.

• Verificar la existencia de faltantes, roturas o pérdidas de bienes de inmovilizado.
• Actualizar los registros de los ingresos, las bajas y las amortizaciones.
• Valorar correctamente los activos con tal de reflejar su depreciación.

El control adecuado de los inventarios permite llevar a cabo una gestión más eficiente de los recursos.

Paso 5: Mejora tu gestión de impuestos

Llevar bien los impuestos es fundamental para poder cumplir las normas vigentes y mantener la salud financiera de la empresa.

• Registra ingresos y gastos de forma sistemática; documentando cada transacción con comprobantes fiscales y diferenciando entre ingresos gravables y gastos deducibles.
• Establece un calendario de obligaciones fiscales con fechas para el envío de declaraciones, pagos y retenciones, evitando así multas.
• Realiza conciliaciones contable-fiscales periódicas, ajustando registros contables y obligaciones tributarias por diferencias temporarias o permanentes.

Llevar de manera ordenada y profesional la gestión tributaria garantiza y optimiza los recursos.

La importancia de los asientos contables  

Los asientos contables son registros sistemáticos que recogen la actividad de cada transacción comercial, utilizando el método de partida doble. Cada operación afecta, al menos, a 2 cuentas, manteniendo el equilibrio contable fundamental.

De esta forma, son imprescindibles para expresar cada transacción económica que realice una empresa. Aseguran que el debe sea igual al haber, ya que es fundamental para la obtención de estados financieros fiables.

Por otra parte, los asientos contables permiten detectar errores y fraudes, ya que establecen una gestión más transparente. Por eso, es primordial que existan registros contables bien llevados para que la empresa goce de buena salud.

Consejos para llevar la contabilidad en una empresa  

Saber cómo llevar la contabilidad de una empresa de forma profesional es un aspecto esencial en el triunfo de cualquier negocio. Algunos consejos prácticos que permitirán mantener un sistema contable eficaz son:

Utiliza software especializado  

Aunque como llevar la contabilidad de una empresa en Excel representa una solución viable para empresas que están comenzando; la realidad es que un software especializado optimiza eficientemente los procesos y reduce errores.

• Adopta software profesional como Anfix o Quipu para agilizar la contabilidad y facilitar la obtención de informes.
• Facilita conciliaciones bancarias automáticas.
• Logra informes financieros y modelos fiscales. 
• Permite copias de seguridad y acceso por Internet.  

El dominio de las nuevas tecnologías es básico para realizar la función contable hoy en día. Si quieres complementar tus conocimientos, te invitamos a que descubras el curso para mejorar habilidades en inteligencia empresarial y Big Data.

Separa finanzas personales y empresariales  

Como llevar la contabilidad de una empresa pequeña exige usar cuentas bancarias separadas para evitar confusiones fiscales y de contabilidad.  

• Usa cuentas y tarjetas dedicadas a la empresa.
• Anota fielmente cada gasto ligado a la empresa. 
• Lleva un control efectivo con el que anotes lo que gastas.  

Contar con cuentas separadas y un registro claro de gastos es la clave para llevar la contabilidad de una empresa pequeña y evitar problemas fiscales.

Mantén documentación actualizada  

Conservación de facturas, contratos y justificantes: guarda toda la documentación durante al menos 6 años.

• Ordena los documentos cronológicamente y por categorías.
• Digitaliza los documentos para facilitar las búsquedas y hacer copias de seguridad.
• Prepara la documentación necesaria para una inspección y una auditoría. 

Conservar y organizar la documentación es importante para cumplir con la legislación y para hacer auditorías.

Realiza revisiones periódicas  

Revisar mensualmente saldos y movimientos con el fin de detectar errores o desviaciones.  

• Implementar análisis periódicos de la información generando informes mensuales, evaluando ratios de rentabilidad y controlando el flujo de caja para tomar decisiones estratégicas.
• Comparar resultados con presupuestos y ejercicios anteriores.
• Ajustar registros y corregir inconsistencias.

Esto ayudará a detectar errores a tiempo. Asimismo, para hacer frente a una contabilidad correcta y cumplir los objetivos financieros de la empresa. 

Conoce las obligaciones fiscales

Cómo llevar la contabilidad de una sociedad limitada conlleva cumplir con la normativa del Código de Comercio y presentar cuentas anuales.

• Capacita regularmente al personal en normativas fiscales y herramientas digitales para mantener la precisión.
• Prepárate de cara a las fechas límites y a los modelos de declaraciones tributarias.
• Aplica correctamente las normas contables vigentes. 

Cumplir con esta normativa es necesario para llevar la contabilidad de una sociedad limitada; asegurándose la presentación de cuentas anuales y sus obligaciones tributarias.

Aprende contabilidad con Adams.  

¡Ahora ya sabes cómo llevar la cuenta de un negocio! Si te apetece profundizar estos conocimientos, Adams pone a tu disposición de manera gratuita programas formativos adaptables a los diferentes niveles profesionales.

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