Una macro Excel es una acción o un grupo de estas que puedes usar cuantas veces lo desees. Luego de haber creado la macro deseada, puedes hacerle algunos cambios menores en su funcionamiento, según tu conveniencia.

Qué son las macros de Excel y para qué sirven

Las macros en Excel puede decirse que son unos miniprogramas que se ajustan para automatizar tareas que deben repetirse. Son propias del lenguaje de programación Visual Basic for Applications, disponible en Excel.

Este lenguaje también se usa para la ejecución de formateo de datos, generación de informes o realización de cálculos complicados con tan solo un clic.  

Las macros en Excel son ideales para:  

• Ahorrar tiempo: Al automatizar cualquier proceso manual 
• Minimizar errores: Ejecutan cualquier tarea programada con toda precisión
• Personalizar funciones: Excel es capaz de adaptarse a la necesidad específica que se te presente.

Un ejemplo de macro puede ser para el formateo de una hoja de cálculos de ventas o enviar una serie de correos automáticamente. Esto contribuye a hacer más eficiente el trabajo, y en menor tiempo.
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Habilita las macros en Excel

Si te preguntas: ¿qué es una macro de Excel? Debes comprender que son unas funciones que necesitan ser habilitadas antes de usarse o crearse. Es decir, debes habilitar estas macros porque por seguridad vienen desactivadas.

Excel: ¿cómo hacer macros? Es algo que ahora no debe preocuparte porque aquí verás todo lo que necesitas.

Las macros, por defecto, vienen deshabilitadas cuando abres una hoja de cálculo. Ahora bien, para habilitarlas debes seguir estas instrucciones:  

• Abre un archivo nuevo de Excel y ve a “Archivo”
• Después selecciona “Opciones”
• Ahora ve al “Centro de confianza”

Captura de pantalla del redactor

• Busca “Configuración del Centro de confianza”
• Dale clic a “Configuración de macros”
• Ve a “Habilitar todas las macros”: ten presente que algunas macros pueden ser peligrosas, especialmente las desconocidas.

Captura de pantalla del redactor

• Deshabilita “Macros con notificación” para decidir caso por caso
• Ya puedes guardar los cambios, recomendamos reiniciar Excel

Cuando trabajas con macros en Excel, debes guardar cada archivo en el formato .xlsm. Este es el formato concreto para archivos con macros.

Cómo crear macros en Excel: paso a paso

Tal como comentamos al inicio, la macro de Excel, vista como una serie de comandos automatizados, puede crearse fácilmente. Todo lo que es Excel macros puedes resolverlo, incluso si no cuentas con experiencia previa en programación. 

Se pueden grabar macros de manera directa o también puedes escribir como lo haría un programador, en VBA. Para más detalles, a continuación, te explicamos un proceso que puedes seguir paso a paso.

Paso 1: Activa la pestaña Programador

La pestaña de “Programador” se refiere a los distintos recursos que se necesitan para el desarrollo de macros. Debes activarla, y puedes hacerlo así:
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• Dale clic derecho en el panel de herramientas
• Ve a “Personalizar la cinta de opciones”

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• Toca el recuadro “Programador” en el panel derecho
• Dale clic en Aceptar

Paso 2: Graba una macro

Al momento de grabar una macro simplemente facilitas la forma para crearla, y puedes hacerlo así:  

• Busca la pestaña de “Programador” 
• Pulsa en “Grabar macro”  
• Dale un nombre a la macro, recuerda que no debes dejar espacios ni usar caracteres especiales  
• Selecciona si la guardas en “Este libro”, que solamente aplica para el archivo que está en uso, o “en Libro de macros personal”
• De manera opcional puedes asignarle una tecla de acceso rápido
• Dale clic en “Aceptar”, e indica lo que quieres automatizar, un ejemplo sería formatear celdas.  
• Al terminar, ve a “Programador”, pulsa en “Detener grabación”

Paso 3: Editar una macro de Excel

Editar una macro de Excel, es algo opcional solo si tienes la necesidad de ajustarla. En Excel cómo hacer macros se resuelve usando el código VBA y siguiendo estas indicaciones:  

• Busca la pestaña “Programador”, toca en “Macros”  
• Marca la macro y pulsa en “Editar”  
• Al abrirse el Editor de VBA, podrás reformar el código  
• Guarda los cambios con Ctrl + S 
• Cierra el editor.

Paso 4: Guarda tu archivo con macros

Luego de haber habilitado y creado el archivo debes guardar el registro con macros. Para ello usa una extensión .xlsm, así:

• Ve a “Archivo”
• Después a “Guardar como”  

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• Busca “Libro de Excel habilitado para macros”, debe aparecer como .xlsm  
• Toca en Guardar, y listo

Cómo ejecutar una macro en Excel

Ahora veremos cómo puede ejecutarse una macro en Excel, es algo muy simple y dependiendo de tus conocimientos, puedes hacerlo de varias maneras:  

Usando la pestaña Programador

• Busca “Programador” 
• Ve a “Macros”  
• Busca la que quieres ejecutar y pulsa en “Ejecutar”

Usa una tecla de acceso rápido

• Si asignaste una tecla para acceso rápido, presiona por ejemplo, Ctrl + Shift + M  
• Con un botón
• Busca “Programador” 
• Luego ve a “Insertar”
• Ahora toca el “Botón” o donde se controla el formulario  
• Dibuja el botón en la hoja, asígnale una macro y dale clic en él para poder ejecutarla

Un consejo adicional: debes asegurarte de que las macros hayan sido habilitadas antes de ejecutarlas. Recuerda que vimos ese paso anteriormente.

Ejemplos de macros de Excel

¿Qué es excel macros? Puede ser una duda que te agobie. Por eso vamos a describir en detalle los ejemplos más comunes que eventualmente podrían presentarse.
Macro para formatear una tabla
Imagen propia

Se trata de una macro que aplica formato como bordes, colores, negritas, a un rango de celdas. Su uso resulta ideal para estandarizar reportes, y se podría hacer como se indica: 

• Selecciona la tabla o rango de celdas
• Graba la macro
• Especifica un título para la macro
• Haz cada paso de formato
• Pausa la grabación
• Ejecutala

Macro para guardar como PDF

Puedes crear una macro en Excel y guardarla como PDF utilizando el código VBA. Con este podrás exportar un determinado rango de celdas o la hoja entera a un archivo PDF, como se indica:

• Abre el editor de VBA
• Inserta un módulo
• Escribe el código VBA 

Es útil para compartir informes, un ejemplo clásico: Almacenando la hoja activa como PDF en determinada carpeta.

Macro para enviar correos

Puedes enviar correos desde Excel con información suministrada a la hoja, como se indica:  

• Ve al apartado «Desarrollador»
• Abre «Archivo» ve a «Opciones» después a «Personalizar cinta»
• En el apartado derecho, busca el recuadro de «Desarrollador»
• Dale a «Macro»
• Pulsa en el apartado «Desarrollador»
• Luego clic en «Macros»
• Crea una nueva macro
• Dale un nombre para la macro
• Da clic en «Crear» para abrir el editor de VBA
• Escribe el código VBA

Es ideal para hacer notificaciones automáticas, por ejemplo: Envíar un correo con un informe adjunto usando Outlook. Tienes que recordar que se va a requerir la configuración avanzada de VBA y Outlook.

Para concluir, debo mencionar los mejores cursos de macros Excel dictados por Adams. Entra y encuentra toda la información que necesitas.

Preguntas frecuentes (FAQs)

¿Qué cosas puedes hacer con una macro en Excel?

Entre otras cosas, con una macro en Excel puedes hacer:
Automatizar tareas repetitivas
Crear formularios personalizados
Crear menús y barras de herramientas personalizadas

¿Cómo se asigna una macro en Excel?

Para asignar una macro en Excel, puedes puedes optar por el uso de grabación de macros o escribir códigos VBA.

¿Dónde se activan las macros en Excel?

Es realmente sencillo, las macros en Excel pueden activarse o configurarse usando el Centro de confianza, y accedes a este desde las opciones del programa.

¿Necesitas conocer de programación para crear macros en Excel?

No, puedes hacer macros sin conocimientos de programación con la función “Grabar macro”. Sin embargo, si sabes VBA podrás personalizarlas mejor.

¿Son seguras las macros en Excel?

Las macros en Excel de fuentes confiables son bastante seguras, pero siempre hay que estar atento con las macros de archivos que no conoces. Habilita macros solo en registros conocidos y usa un buen antivirus.

¿Se puede usar macros en todas las versiones de Excel?

Sí, la mayoría de las versiones de Excel admite macros, pero algunas de las funciones VBA podrían variar. Verifica la compatibilidad en Excel para la versión que usas.

¿Qué cosas puedes hacer con una macro en Excel?

Con Macros de Excel automatizas tareas repetitivas, como formatear datos, generar reportes o calcular fórmulas complejas. También puedes crear gráficos, filtrar información o importar datos automáticamente.

¿Cómo se asigna una macro en Excel?

Para asignar Macros de Excel, simplemente escribes la macro en el Editor VBA, luego, vas a “Macros”, seleccionas la macro, asignas un botón o atajo, Ctrl+tecla, por ejemplo, y la guardas para usarla más tarde.

¿Dónde se activan las Macros en Excel?

Activa las Macros de Excel en “Archivo”, ve a “Opciones”, luego a “Centro de confianza”, y después a “Configuración de macros”. Selecciona “Habilitar todas las macros” o “Preguntar siempre” y dale a guardar.