El Método Kaizen o de mejora continua: cómo aplicarlo a oposiciones

Qué es el método Kaizen

El conocido como método Kaizen se centra en la mejora de procesos para maximizar la producción. Aunque inicialmente tenía ese sentido de “mejora”, actualmente se puede traducir como un método que promueve la mejora continua.

La filosofía en la que se basa es la constante evolución de los procesos que integran el sistema productivo empresarial, estableciendo ciertos estándares de calidad y midiendo constantemente los logros obtenidos.

Conocer este método, sus ventajas y cómo aplicarlo, es de gran utilidad en el contexto del estudio, en general, y de las oposiciones en particular.

Te contamos por qué.

Origen del método

Aunque ahora mismo este método tiene esa clara aplicación en el contexto empresarial, en realidad proviene de una filosofía originada tras la Segunda Guerra Mundial en Japón. La misma nació como una vía que permitía avanzar hacia la recuperación económica y reconstrucción del país en el contexto del Plan Marshall.

En concreto, es un nuevo enfoque que parte de las fábricas niponas aplicando nuevas técnicas de productividad y control de la calidad. Es muy de destacar el papel específico de Toyota, quien, junto con Honda o Sony, han sido las impulsoras del nacimiento y evolución del método.

Principios del método Kaizen

Los principios en los que se basa esta filosofía están dirigidos a conseguir un entorno ordenado y eficiente. El siguiente decálogo es la concreción de dicha mentalidad:

• Descartar las ideas previas y tradicionales.

Se busca algo nuevo o la evolución de lo que había, así que no tiene sentido volver a traer nada del pasado solo “porque era lo que se venía haciendo”.

• Hacer:

Dejar de analizar por qué no se pueden hacer cosas nuevas, por qué no funcionaron intentos en otros momentos, y ponerse directamente a trabajar en que sucedan ahora los cambios necesarios.

• Huir de las justificaciones y excusas:

En lugar de dedicar tiempo y energía a cuestionar tus prácticas pasadas, se trata de rescatar las que fueron mejores y olvidar el resto. Resetear para eliminar ese tipo de “residuos” mentales, y afrontar de forma limpia la búsqueda de la mejora.

• Remedio inmediato:

Si se detecta cualquier error, actuar en el momento.

• Evitar la búsqueda de la perfección:

Hacer rápido, aunque sea para lograr solo la mitad del objetivo.

• Creatividad antes que capital:

Se trata de buscar nuevas soluciones, usar la sabiduría, y ponerla a prueba. Una mente limpia pero experta en el proceso para poder dotarle de nueva inteligencia.

• La sabiduría llega al afrontar dificultades.

Precisamente por eso este método decíamos que es también una filosofía. Se confía tanto en la aplicación adecuada de las técnicas, que no solo son herramientas de productividad, sino vía para alcanzar el grado más alto del conocimiento.

• Pregunta «por qué» cinco veces para ir a la raíz del problema.

Esta es una de las técnicas más claras que cimentan este método. Se trata de romper con ideas preconcebidas, inercias y otras limitaciones.

• Nutrirse de la sabiduría de muchas personas en lugar del conocimiento de solo una.

El trabajo en equipo, la mirada múltiple y la escucha son parte esencial de este método.

• Una meta eterna: aspirar a mejorar de forma permanente.

Como comentábamos al inicio, el objetivo no es concreto o temporal. No es “la mejora”. El objetivo es incorporar la mejora como algo permanente. La mejora continua como elemento estructural en la organización.

Beneficios del método Kaizen

Apuntamos a continuación a los tres beneficios más evidentes:

• Mejora de la competitividad.

Puesto que tiene por objetivos mejorar la productividad, reducir costos y el aumento de la calidad, está claro que el resultado impactará en el mercado.

• Crea y evoluciona una cultura del aprendizaje.

La participación de los equipos, los valores que se transmiten y con los que se trabaja en todo momento, son el mejor entrenamiento para ese compromiso con el aprendizaje como esencia organizacional.

• Mayor flexibilidad y adaptabilidad a los cambios.

Precisamentepor ese objetivo permanente de revisión, al practicar este método se está mejor preparado para asumir los retos del mercado, la tecnología, los imprevistos, etc.

Cómo funciona el método Kaizen

A estas alturas seguro ya te ha quedado claro que el objetivo es asegurar la mejora continua. Pues bien, ¿cómo se consigue exactamente? ¿Cómo funciona este método?

Resumiendo, podemos decir que el método Kaizen funciona como un ciclo permanente en el que se combina la evolución de los procesos, la fijación de estándares de calidad y la medición de los logros.

Las 5 ‘S’ de Kaizen

Un objetivo esencial para este método es reducir la improductividad. Para ello aplica cinco etapas con las que se va evolucionando. Son las 5 ‘S” siguientes:

• Seiri: identificar y clasificar lo que sirve y lo que no.
• Seiton: separación lo útil de lo inútil;
• Seiso: compromiso y aplicación permanente del orden y la limpieza;
• Seiketzu: una primera evaluación dirigida a lograr la estandarización de los procesos;
• Sheitzuke: se trata de la concreción y culminación final de la mentalidad de mejora continua: la confluencia de la disciplina y el autocontrol para mejorar de forma permanente la productividad.

Método Just in Time (JIT)

Originario del Sistema de Producción Toyota, el JIT se basa en la sincronización entre las diferentes etapas de la cadena de suministro, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto final al cliente.

Al reducir el inventario al mínimo, se disminuyen los costos de almacenamiento y se mejora la respuesta a la demanda, aunque requiere una alta coordinación y fiabilidad en los proveedores.

El ciclo PDCA o círculo de Deming

El ciclo PDCA, también conocido como círculo de Deming, es una metodología iterativa de gestión enfocada en la mejora continua. Sus siglas en inglés (Plan-Do-Check-Act) representan cuatro fases cíclicas:

• Planificar (establecer objetivos y procesos),
• Hacer (implementar el plan),
• Verificar (monitorear los resultados) y
• Actuar (tomar medidas correctivas o estandarizar el proceso).

Este ciclo se repite continuamente para impulsar la optimización constante de procesos, productos y servicios.

En esencia, el PDCA proporciona un marco estructurado para la resolución de problemas y la implementación de mejoras. Su naturaleza cíclica permite la adaptación a los cambios y la búsqueda constante de la excelencia.

Ejemplos de la metodología Kaizen

Los ejemplos de esta metodología se traducen en:

• Priorizar problemas.
• Analizar causas raíz.
• Comprender la variabilidad de los datos.
• Evaluar el impacto de las mejoras.

La aplicación de esta se concreta en herramientas o técnicas concretas. Algunas de las más conocidas son:

• Diagrama de Pareto.
• Diagrama de Ishikawa.
• Hisograma.

Cómo aplicar el método Kaizen para estudiar oposiciones

Aplicar este método implica un compromiso diario y una actitud de mejora continua, no lo olvidemos. Ese es el punto de partida esencial.

Después, podemos ir adaptando al estudio lo que hemos ido desgranando en el artículo. A continuación hemos concretado la aplicación a momentos esenciales para cualquier opositor:

• Establecer pequeñas metas diarias y semanales: En lugar de intentar abarcar grandes cantidades de material de golpe, divide tus objetivos de estudio en tareas más pequeñas y manejables.

• Optimizar el entorno de estudio:
  Clasificar (Seiri): Deshazte de todo lo que no necesitas en tu espacio de estudio. Elimina distracciones como revistas, objetos innecesarios o notificaciones del móvil.
• Ordenar (Seiton): Organiza tus materiales de estudio de forma lógica y accesible. Asigna un lugar específico para cada cosa: libros, apuntes, bolígrafos, etc.Limpiar (Seiso): Mantén tu espacio de estudio limpio y ordenado. Un ambiente así favorece la concentración.
• Estandarizar (Seiketsu): Establece rutinas diarias o semanales para mantener ese orden y limpieza de forma que sea permanente.
• Mantener (Shitsuke): Convierte estas rutinas en hábitos. La disciplina es clave para el éxito a largo plazo.Mejorar las técnicas de estudio de forma incremental: Experimenta con diferentes técnicas de estudio (mapas mentales, resúmenes, flashcards, práctica con exámenes anteriores, etc.) y evalúa cuáles te funcionan mejor. No intentes cambiar todas tus técnicas de golpe. Elige una o dos técnicas para empezar, pruébalas durante un tiempo y realiza pequeños ajustes según los resultados que obtengas. Por ejemplo, si estás probando la técnica de resúmenes, puedes empezar resumiendo solo una sección de un tema y luego ir aumentando la cantidad gradualmente.
• Revisar y reflexionar sobre el progreso: Dedica tiempo regularmente a revisar tu progreso y a reflexionar sobre tus métodos de estudio.
• Planificar: Define tus objetivos de estudio y planifica cómo vas a alcanzarlos.
• Hacer: Pon en práctica tus planes de estudio.
• Verificar: Evalúa tus resultados. ¿Estás alcanzando tus objetivos? ¿Qué técnicas te están funcionando mejor? ¿Qué puedes mejorar?
• Actuar: Realiza ajustes en tus planes y técnicas de estudio en función de la evaluación.

• Buscar la mejora continua en la gestión del tiempo: Aplica pequeñas mejoras constantes en cómo organizas tu tiempo. Por ejemplo:
  Técnica Pomodoro: Estudia en bloques de tiempo concentrados (ej. 25 minutos) seguidos de breves descansos (ej. 5 minutos).
• Planificación semanal: Dedica un tiempo cada semana a planificar tus actividades de estudio, asignando tiempo específico para cada materia.
  • Priorización de tareas: Aprende a identificar las tareas más importantes y a enfocarte en ellas primero.

Confiamos que esta explicación y los ejemplos que te citamos, te sean de ayuda para entender un método con tanto potencial para el estudio de oposiciones. Y, por supuesto, te invitamos a ponerlo a prueba y comprobar cómo puede ayudarte.